グループウェアという言葉をご存じない方もいらっしゃると思いますのでご説明します。世の中ネットワーク、ネットワークと言いますが、ネットワークと言う言葉は、人や組織が網状に繋がっていることをさしますが、電話やＦａｘで繋がっている場合もありますし、放送やテレビ、放送網を作り同じ番組を一斉に流すなどその形態は多様ですが、世界に広がる会社や、関連会社を含めた経営情報をどこにいてもリアルタイムに把握できたり、必要な情報を必要な人達に一斉に配信したりするのにインターネットで行なえるのがグループウェアです。具体的にどんなことができるかといいますと、身近な会社内の事例で説明しますと、ソフトにより違いはありますが、

・ 社員情報 管理
　社員台帳の管理ができます。

・ スケジュール 管理　
　会社全体、部門、個人のスケジュールを必要に応じて見ることができ、ここの社　員が計画を立てるとき全体の流れをみながら計画を立てたり、管理職の人が部下の行動把握を簡単にすることができます。

・ 掲示板
　カテゴリー（投稿記事の内容分類）毎に、議事録、テーマ、課題を時系列的に集め、それらについての皆の意見を時系列的に並べることができるので、問題をぶり返したり、俺は知らなかったということがなくなり、スムーズに皆の合意を得て事を進められます。関連した配布資料も添付できるものもあり、紙資料を探し出すと言う手間もいらなくなります。

・ 設備予約
　 社有車の予約、会議室の予約を自分のデスクからできるようになっています。これがない時は、事務所まで行き予約しなければならず、空いていない時は同じ方向の人を探し相乗りさせてもらうとか会議室なら時間調整をしてもらうとか３０分ぐらいかかるときもありましたが、このシステムができてからは、画面を見ながら、社内電話で調整ができるようになり大幅な時間節約ができました。また、納期遅れのものが出来上がったときには、車の行き先を見ればだれがその方向に行くのかわかるので持っていってもらうとかでき経費節減ははなはだしいものでした。

・共有ドキュメント
　全社やグループで共有したい文書やデータファイルを、サーバ上で一元管理することができます。

・閲覧編集権限管理
　資料によってアクセスし見るだけ可能、編集もできるなどの設定ができるので、セキュリティ管理がしやすい。

その他ＡＳＰにより細かな機能がついていますが、簡単な会議なら、このシステムの中で終わってしまうこともあり、労働時間の節約＝お金の節約、それに世界中一瞬にして情報の受発信ができますので、世界をまたに駆けての仕事ではなくてはならないものです。ただ問題はお金がかかりだれでも簡単に使えるというものでないことがネックでした。

それがブログの進化により、機能的には落ちますが無料で使えるようになったのです。今回の阿南窯の活用のように、会社とは違い、営利が目的でない場合は十分ではないかと思うのであすこの検討をします。

ある一つの目的を持った会社、サークル、プロジェクトチーム、等々が効率よく無駄なく作業を進めるためには、関係する人達が情報を共有化したり、意見の調整を一々会合を開いて討議していたのでは、インターネットを使った広範な組織、または、一つの地域でも、山間部が多く、集まるのも数キロ車を飛ばして来なくてはいけないような所も多いですから、また、夜遅くまで、あるいは休日も仕事の人が多いですから頻繁に会合を開くことは到底無理です。この時力を発揮しているのがグループウェアというものですが、これを使うとなるとお金が大変かかります。インターネットで「グループウェア」と検索していただき調べるとすぐ分かりますが、ＡＳＰ（ビジネス用のアプリケーションソフトをインターネットを通じて顧客にレンタルする事業者）を使うと、安くても１ＩＤあたり500円〜800円。例えば100人のグループを結ぼうとしますと、100ＩＤ必要となり、５万円〜8万円/月の費用が発生します。これを会員制を考え1万人ぐらいの参加を目指した場合、500万円〜800万円/月ということになりとても支払いきれません。こう言うグループウェアは、国とか県、企業業績のよい会社それも大手に限られます。会社であれば、事務職、管理職、経営者、国内、海外合わせても数百のＩＤがあれば足りますから、たとえ1,000ＩＤとしても月々５０万〜80万、この位の経費はやむ得ないと言うことになりますが、今の地方の会社、組織ではそんな余裕のあるところは、市町村含めて皆無でしょう。しかしこのグループウェアの有無が会社の発展にとりきわめて重要であることを大手の会社、国は知っているのでドンドン投資をして使っているわけです。ですから、大きいところはより大きくなっていくわけですが、それでは地方の余裕のない会社、自治体はどうすればいいのでしょう。ブログを使えば無料で有料のもののようにはいきませんが近いものができるのです。特に万が一情報が漏れたら命取りとなるような情報を取り扱うのでなければ十分です。一昔前は、メーリングリストでしたが、それよりはるかに価値が有ります。明日はこの続きです。