かざこしサイト
私はほとんどのやり取りはパソコンか携帯のメールでやっていますが、これを一本化して管理したいと言った場合、どちらかに移さなければならないのですが、ドコモに電話して見たら、ドコモ携帯リンクケーブルと言うものがあれば出来るとのこと。

それで即座にドコモショップに行き携帯リンクケーブルを購入。今日詳しい操作方法を教わり、携帯から必要なメールをパソコンに移して、私の考案したエクセルのスケジュール帳に件別のシートを追加して関係するメールをパソコンと携帯分のメールを時系列的に埋め込んで、やり取りの流れを一覧で見れるようにして、それらをワードにマトメておこうと思います。

これらを必要な人や子供達に送っておけば、万が一の場合にも流れがどうなっているかさっぱり分からないと言うことはないと思います。

私は現役時代すべてのやり取りは文書に単純なメモでも良いから相手がいればサインだけでも良いからもらっておくこと。当時はファクスが主流でしたがお金に関わる交渉、折衝は電話ではなくファクスで行うこととうるさいほど教育されました。

このおかげで、何回もピンチを切り抜けることが出来ました。

薬品の分析一つ取っても1回当時100万円、これを現場担当の私が担当することになったのですが発注に当たっては、P/Jリーダーにファクスで了解をもらった上で出したおかげで、そんなことは忘れてしまった頃、100万円の請求書が回って来て必死でファクス用紙を探し出して難を逃れました。

商品のコスト見積もりについても、本社営業から高すぎる、根拠を示せとえらい剣幕で追求されたのですが、この時も見積もりしたファイルを必死で探し出し、会社で定めた標準的方法で見積もったものであることを示して難を逃れました。その他協力工場支援の場合も同意を連絡メモ用紙だけでも良いので上司のサインまたは印をもらってから実行に移すようにしたり、大型設備(6000〜7000万)購入の際には複数のメーカー、商社が関わり、売り込みが激化しますので私のような一介の社員が関わる場合は特に注意が必要だと思い、出張の折りなど接待したいと申し入れがあった場合は、この接待は発注につながるものではないとファクスで残して接待を受けるようにして、後日、その営業マンが経理担当者と来た時にはそのファクスを見せて営業マンには気の毒だったとは思ったのですがお帰り願ったことがありました。

そんなこんなで記録を残すことの重要性を身を持って経験して来ましたので、退職後もあらゆることは文書として残しておこうと言う習性はなくなりません。

現在ではメールが文書やり取りの主流ですがエクセルを併用することにより探し出すと言う厄介な作業がなくなり本当に良い社会になって来たと思います。